ミスをしないようにする仕事と焦燥感の折り合い

労働経済

仕事のミスを減らすには


本文は内勤で事務作業をしている人向けに、仕事のミスを減らすにはどうしたらよいか自分の体験を元にまとめます。

結論は丁寧な仕事を何よりも優先し、きっちり仕上げることを至上命題とします。

なぜならば焦らせて早く仕事を終わらせても、手戻りが発生すると大勢の人の時間をその手戻りの時間に使ってしまうからに他なりません。

筆者の事例と自戒を込めて解説していきます。

マイペースで仕事をする


筆者はもともとせっかちな性格で、残業を一切したくないというポリシーを持っています。

そのため早めに仕事を終えようとタイピングを早くするため、プラインドタッチのスピードを上げようと早く打鍵をしますが、やってみると結構タイプミスをしてしまいます。

今現在この悪癖を修正するため、タイピングスピードを落としています。

Twitterで述べましたが、現在パソコンを使って親指シフトで打鍵をしていますが、以下の課題があります。

この3つの課題がまだ残っており、これを修正したほうが仕事の時間を短縮できると踏んでいます。

また書類などのチェックは、ぼそぼそ声に出して漏れがないか確認して提出をするように方針を変えました。

焦って早めに仕事をするよりも、マイペースで仕事に取り組んだ方が結果として手戻りが少なくなるので、作業時間の短縮に役立っています。

ただここで忘れてはいけないのは、現状の仕事のやり方を変えないでマイペースでやるのではなく、上記で述べたとおりローマ字入力ではなく、親指シフトにタイピングを変えるなど丁寧かつスピードアップを図る工夫が必要です。

焦燥感は結果として、手戻りが発生しやすい


分量が多く短納期でやって、と上から言われると結構焦る人はいると思います。

筆者もその経験があります。

仕事量が対戦パズルゲームの連続攻勢にあったように、どさっと仕事が来るときは非常に焦ります。

ただこのようなときほど落ち着いて、マイペースに持っていかないと結果として、間違いが見つかったときに多くの関係者の時間を使ってしまうため、焦燥感よりも冷静沈着を取るようにしました。

これはビジネス書などでよく言われるものですが、緊急度と重要度が高いものから片付けていきます。

このときも焦ってはことを仕損じるので、丁寧かつ確実にこなすようにします。

焦らせることは、上司や会社が無能である一要因


言葉に出さずとも、焦らせることは上司や会社が無能である一要因と思って冷静に対処しましょう。

心配であれば念書を取るようにすればよいです。

もしそれでも上司の考え方が変わらないのであれば、会社の方針と自分の信念とが合致していないので転職することをオススメします。

手戻り発生のコストと、丁寧な仕事の利得の天秤を納得してもらう


仕事が山のように降ってくると、この手戻り発生のコストを軽視しがちです。

心理学でも冷静に考えればわかる試験問題を、焦らすことで誤解答になりやすい実験結果があるそうです。

日本人はマーケティングや経済学、心理学の面で諸外国からかなり劣っているため、このようなことが理解できないのかもしれません。

本文を読んでまずは焦燥感で心が乱されると、上記のようなことが起こりやすいことを理解して仕事に臨むようにしましょう。

上記で述べたとおり焦らすのは、自分の責任ではないことを強く信念を持つようにすることで考え方は変わります。

手戻り発生のコストと、丁寧な仕事の利得を上司に天秤に図ってもらいましょう。

無茶振りするなら、レベルの低い人間と割り切れば良いです。

とにかく仕事は丁寧かつ、スピードを上げる創意工夫を以て完結すれば結果オーライなのですから。

まとめ


心理学的には焦らされることで、冷静な判断ができなくなるのが人間です。

これに対する方法は、そもそもそうなった状況は自分の責任ではないと信念を持つことです。

焦ってことを仕損じては本末転倒です。

もしそれで責任を取らされそうになったら、あらかじめ上司との間に念書を取っておけば良いです。

世の中は契約社会なのですから。

ただし自分の仕事として、マイペースで確実に仕事をするだけではなく、スピードを上げるための創意工夫も必要です。

焦らされても冷静に確実に仕事をすることで、多くの利害関係者の時間と自分の時間を結果として節約できるので、ミスは極力避けられるように丁寧に仕事をしていくことをオススメします。

ご参考になれば幸いです。

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