ルーチン文書は入力を止めることで、仕事時間を減らして楽しよう

労働経済

ルーチン文書は入力を止めましょう


過去に親指シフトとGoogleIMEの併用で、作業時間がかなり効率化できることを解説しました。

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今度は毎回同じ文章を書くような状況になった場合、入力を止めることで作業時間をもっと減らします。

具体的な方法はOutlookのテンプレート機能と、Cliborというフリーソフトを使います。

どうやってルーチン文書の作成を止めることができるのか?


筆者は以前、定形メールを送るときに以下のルーチンをしていました。

・過去の定形メールをOutlookの送信履歴から検索する
・新規にメール文書を開く
・過去の定形メールをコピー&ペーストする
・メールを送信する

こんな面倒くさいことをしていました。

しかしOutlookのテンプレート機能を知ってから、そちらに移行し宛先が変わる場合のみ宛先を空欄にして、あとはテンプレートから送信するようにしています。

また同じ動作をするときも、過去の履歴から検索してコピー&ペーストをするということをしていました。

これだと検索する時間がかかります。

そこでCliborというフリーソフトを使って入力を省きました。

Cliborについては後述します。

Outlookのテンプレート機能を使う


Outlookにはファイルを保存するときにテンプレートファイルに保存ができます。

それが以下の図になります。

このようにして、定型文はテンプレートを使うことで新規にメールを作成したり、コピー&ペーストをする必要がなくなります。

筆者はこれを使って定型文メールの作成をしています。

ただ返信には使えないので、それは次に挙げるCliborというソフトを使います。

Cliborというツールを使う


Cliborはコピーしたデータを10,000件まで取っておける機能を持ったツールです。

それだけではなく、GoogleIMEではできなかった定型文をデータとして残して、いつでもコピー&ペーストできるようになっています。

導入の方法ですが、以下のサイトから入手します。

千草ウェブ
クリップボード履歴ソフト「Clibor」の公式サイト。技術系の情報発信など。

上記は作者の公式サイトになります。

このソフトの良いところの点としてインストール不要なことです。

またレジストリをいじらないため、不要になったらフォルダ毎削除すれば問題ありません。

この手軽さが人気の1要因となっています。

細かい使いかたは、上記Webサイトに載っていますが、筆者が楽な設定方法をここでは解説します。

まずCliborのアイコンを右クリックして設定をします。

設定画面で以下の図の設定をします。

このようにすることで定型文書を選択しただけで、自動的に文章を貼り付けしてくれます。

定型文の書き方は以下の図のとおりですが、ホットキー(ショートカットキー)を割り当てることができるので、よく使うショートカットキーと被らないようにホットキーを設定します。

このとき、筆者は利き腕と逆の左手で完結する、ホットキーを割り当てます。

このようにして作業効率化を図ります。

主にメールの返信文に定型文を入れるときに使います。

筆者の事例


筆者はメールの定形文を送るときはOutlookのテンプレートを幾つか用意します。

適宜テンプレートを選択して、新規メールを立ち上げそのままショートカットキー(Ctrl+Enter)で送信します。

年がテンプレートに書いてある場合は、変わったときにテンプレートの中身(年)を変えて保存します。

宛先がランダムで送る文書が同じ場合は、宛先を空欄にしたテンプレートを用意します。

あとの作業は同じです。

Cliborを使うときは、主にメールの返信文が定型文のときです。

この場合はCliborにあらかじめ用意していた定型文を、ホットキーで割り当ててボタンを押します。

このとき、ホットキーはマウスを持たない手で操作できるように設定します。

このほうが手作業の中断が起きないからです。

筆者は右利きですが、ホットキーを右手に持ってくる(例えばCtrl+M)とマウスから一旦手が離れます。

この時間がムダなので、左手で完結するようにホットキーを設定します。

Cliborはもっと使い道がありますが、一番多く使うのが以上の機能になります。

まとめ


メールの定型文は、Outlookのテンプレート機能とCliborを使えば入力をしなくて済みます。

・定型文の作成はOutlookのテンプレート機能で
・メールの返信における定型文の作成はCliborで
行います。

日本の企業は責任分散をするために、メールにCC(カーボンコピー) を沢山つける習慣があります。

そのため1日に100件メールがくることはざらです。

この習慣自体改めて欲しいですが、習慣を変えるには日本人の場合相当時間がかかるので、ツールを導入したほうがてっとり早いです。

上記習慣があるため、今回の記事で作業を効率化することは、日本においては大きな時間削減に寄与します。

是非このノウハウを導入して、定時で仕事を終えるようにしましょう。

ご参考になれば幸いです。

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